Llamémosle Rubén. Vende material de escalada por internet, factura bien, y una mañana de octubre se encontró un correo de su registrador avisando de que el dominio caducaba en quince días. Hasta ahí, normal. El problema es que el correo no le había llegado a él: se lo reenvió un antiguo diseñador de la agencia que le montó la tienda cuatro años antes, porque la agencia había cerrado y él estaba vaciando su bandeja.
Rubén tenía una tienda que vendía todos los días y no podía tocar absolutamente nada. Ni el dominio, ni el DNS, ni la cuenta de anuncios, ni el histórico de analítica. Tenía usuario en el panel de la tienda, eso sí. Usuario, no propietario.
Esa distinción, que suena a matiz burocrático, es la que decide si un día puedes cambiar de proveedor en una tarde o si tienes por delante tres meses de formularios, verificaciones y esperas.
Los once accesos y el rol que te corresponde
La regla es la misma para todos: la cuenta se crea con un correo de tu empresa, tú figuras como propietario, y la agencia entra invitada con el permiso más alto que necesite para trabajar. Ni uno más.
- Dominio y registrador. La cuenta del registrador es tuya. En los datos del titular (el registrante) tiene que aparecer tu empresa, no la agencia ni una persona física de la agencia. Este es el único punto de la lista que, si lo pierdes, arrastra a media docena de los demás.
- DNS. Puede estar en el registrador o en Cloudflare. Si está en Cloudflare, la cuenta se abre con tu correo y la agencia entra como miembro.
- Hosting o servidor. Contrato y facturación a tu nombre. Si te lo revenden dentro de una cuenta de la agencia, no tienes servidor: tienes una carpeta prestada.
- Repositorio de código. La organización de GitHub o GitLab es tuya, con al menos una persona de tu empresa como owner. Los desarrolladores entran como colaboradores.
- Google Analytics. La cuenta contenedora es tuya y tú eres administrador. Aquí es donde más se falla.
- Search Console. Propietario verificado por registro DNS, que es la vía que nadie puede quitarte mientras controles el dominio.
- Google Ads. Cuenta a tu nombre y con tu método de pago. La agencia la gestiona desde su cuenta de administrador, que se vincula y se desvincula en dos clics.
- Meta Business Manager. El Business tiene que ser tuyo, y dentro de él la página, la cuenta publicitaria, el píxel y el catálogo. La agencia se añade como socio.
- Merchant Center. Tuyo, vinculado a tu dominio verificado.
- La tienda. En Shopify, el rol de propietario de la tienda va con un correo tuyo y la facturación con tu tarjeta. En WooCommerce, un administrador que no dependa de nadie.
- El correo. Google Workspace o Microsoft 365 contratados por ti, con un superadministrador interno. Si tu correo depende de una cuenta ajena, la agencia puede leer tus conversaciones con la agencia siguiente.
Qué se puede recuperar de verdad
El dominio
Si figuras como titular pero la cuenta la lleva otro, pide el código de autorización (EPP o auth code) y traslada el dominio a un registrador tuyo. Si no te lo dan, el registrador tiene un procedimiento para verificar al titular con documentación de empresa; ahí es donde importa qué nombre aparece en el registro.
Dos frenos que conviene conocer antes de correr: tras un traslado entre registradores hay un periodo en el que el dominio no se puede volver a mover, y un cambio de titular también activa un bloqueo similar. Y si el dominio está a punto de caducar, primero se renueva y después se traslada, en ese orden.
Todo lo que se verifica con el dominio
Aquí está la buena noticia del caso de Rubén. Cuando controlas el DNS, controlas la llave maestra de media lista.
En Search Console, añades la propiedad de dominio y la verificas con un registro TXT. Eso te convierte en propietario verificado por derecho propio, sin depender de que nadie te invite. Desde ahí puedes revisar quién más tiene acceso y retirarlo; ten en cuenta que un propietario que se verificó por su cuenta (con una etiqueta en el código o un archivo subido al servidor) sigue siéndolo hasta que eliminas ese archivo o esa etiqueta de la web.
En Meta, el proceso es parecido: creas tu Business Manager, vas a la verificación de dominios y publicas el registro TXT. Si el dominio ya está verificado dentro del Business de la agencia, no podrás verificarlo tú a la vez y tendrás que abrir un caso con el soporte de Meta demostrando que el dominio es tuyo. Es lento, pero existe y funciona. Para la página, el catálogo o la cuenta publicitaria, lo limpio es una solicitud de transferencia de activo entre Business.
En Merchant Center y en Google Workspace, la verificación es de nuevo un registro en el DNS.
Lo que no vuelve
Conviene decirlo sin adornos, porque marca la urgencia. El histórico de Google Analytics vive dentro de la cuenta donde se creó la propiedad. Si esa cuenta es de la agencia, la salida decente es que te den rol de administrador y se retiren; si no colaboran, empiezas a medir desde cero y te quedas con lo que hayas exportado. Lo mismo pasa con el aprendizaje de un píxel o de una cuenta de anuncios: no se copia y no se hereda. Y el código que está en un repositorio ajeno solo se recupera si alguien te lo entrega, aunque la propiedad intelectual sea tuya por contrato.
Los veinte minutos que evitan todo esto
Antes de arrancar con cualquier proveedor, abre un documento y anota, para cada uno de los once puntos, tres cosas: en qué cuenta vive, con qué correo se creó y quién figura como propietario. Si la respuesta a alguna es «lo lleva la agencia», ahí tienes el trabajo del primer mes.
Y una comprobación que no cuesta nada: entra tú, con tu correo, en cada panel. Que exista un acceso no significa que sea el tuyo, y en la mayoría de estos casos la brecha se descubre el día que hace falta usarlo.
Si estás valorando agencias ahora mismo, mete esta lista en la conversación antes de firmar. Una agencia seria te lo va a agradecer, porque le ahorra el mismo lío a ella el día que decidáis dejar de trabajar juntos. La que se pone nerviosa con la pregunta ya te ha dado una respuesta.