La pregunta llega casi siempre con el presupuesto medio hecho: «tengo unos 40.000 € al año para esto, ¿me monto un equipo o contrato fuera?». Y casi siempre se responde comparando cosas que no son comparables: la tarifa por hora de una agencia contra el salario bruto de una persona. Son dos números que miden realidades distintas, y por eso la comparación sale torcida tantas veces.
Vamos a ponerlo todo en la misma unidad: euros que salen de la cuenta de la empresa en doce meses, y horas de trabajo real que compras con ellos. Los rangos que damos son orientativos del mercado español y varían mucho por ciudad, especialidad y perfil del proveedor; sirven para ordenar la decisión, no para sustituir tus presupuestos reales.
Lo que cuesta una agencia
Una agencia digital en España suele trabajar de dos formas. Por proyecto cerrado, con una tarifa interna que en el mercado se mueve orientativamente entre 45 y 90 € la hora según la especialidad (desarrollo y ecommerce técnico en la parte alta, gestión de campañas y contenido en la baja). O por cuota mensual, con paquetes que van desde unos 800-1.000 € al mes para un mantenimiento ligero hasta 3.000-5.000 € para un equipo dedicado varios días al mes.
Lo que estás comprando ahí no es solo ejecución: es un equipo con varios perfiles, cobertura cuando alguien se va de vacaciones, y herramientas que ya están pagadas. Lo que no estás comprando es disponibilidad inmediata ni conocimiento profundo de tu operativa desde el primer día.
Lo que cuesta un freelance
El profesional independiente es la opción con la tarifa más baja por hora y la varianza más alta. En España se ven tarifas de 25 a 60 € la hora según seniority y disciplina, y muchos trabajan con bolsas de horas mensuales o pequeños retainers de 500 a 2.000 €.
La factura es limpia y el trato es directo. A cambio, compras una sola cabeza: si esa persona coge otro cliente más grande, se pone enferma o cambia de rumbo profesional, tu proyecto se para. No existe una estadística pública fiable de rotación de freelances por sector, así que no vamos a inventarla; lo que sí puedes revisar es tu propio historial. Si en los últimos tres años has cambiado dos veces de persona, cada cambio te ha costado semanas de puesta al día que nadie facturó pero tú pagaste.
Lo que cuesta de verdad un interno
Aquí es donde la comparación suele romperse, porque el salario bruto es la mitad de la historia. Cogamos un perfil de marketing o desarrollo con 35.000 € brutos anuales, que es una banda razonable para alguien con tres o cuatro años de experiencia fuera de las grandes tecnológicas:
- Salario bruto: 35.000 €
- Seguridad Social a cargo de la empresa: en un indefinido general, contingencias comunes al 23,60 %, desempleo al 5,50 %, FOGASA al 0,20 % y formación profesional al 0,60 %. Sumando la tarifa de accidentes de trabajo según actividad y el mecanismo de equidad intergeneracional, el total se coloca por encima del 31 %. Sobre 35.000 €, unos 11.000 €.
- Puesto de trabajo: portátil, monitor, móvil y sitio donde sentarse, amortizado a un año: 1.500-2.500 €.
- Herramientas y licencias: según el rol, de 1.000 a 4.000 € anuales.
- Formación y tiempo de gestión: selección, alta, incorporación y las horas de quien lo dirige. Difícil de cuadrar al euro, fácil de justificar en 2.000-3.000 € el primer año.
El total realista se va a 50.000-55.000 € en el primer año para un bruto de 35.000 €. Ese es el número que hay que comparar con las facturas de fuera.
Cuántas horas compras con cada euro
La jornada anual de convenio en España ronda las 1.750-1.800 horas. De ahí hay que descontar reuniones internas, formación, tiempos muertos y todo lo que no es trabajo aplicado a tu problema. Contar un 70 % de horas productivas es optimista pero defendible: unas 1.250 horas al año, algo más de 100 al mes.
Con 52.000 € de coste anual y 1.250 horas útiles, la hora interna sale a unos 42 €. Y hay un detalle que cambia la decisión: esas horas las pagas estén ocupadas o no. La agencia y el freelance solo cobran lo que consumes.
El umbral, en horas al mes
Si el interno te cuesta unos 4.300 € al mes fijos, la pregunta es cuántas horas de fuera podrías comprar con ese mismo dinero:
- A 55 €/hora de agencia, 4.300 € dan para unas 78 horas al mes.
- A 40 €/hora de freelance, dan para unas 105 horas al mes.
De ahí salen tres tramos bastante claros. Por debajo de 40 horas al mes (una jornada semanal), contratar no tiene sentido: pagarías un sueldo completo por media persona ocupada, y además tendrías que dirigirla. Ahí gana la agencia si necesitas varias disciplinas, o el freelance si necesitas una sola muy concreta. Entre 40 y 80 horas al mes es la franja donde el freelance senior o la cuota de agencia salen mejor casi siempre, porque conservas flexibilidad para subir y bajar. Por encima de 100 horas al mes sostenidas durante más de un año, el interno empieza a ganar en euros y gana claro en conocimiento acumulado.
Los costes que no aparecen en ninguna oferta
Dos partidas descolocan estas cuentas y no las verás en ningún presupuesto.
La primera es la coordinación. Cada proveedor externo consume horas tuyas: briefings, revisiones, correos, seguimiento. Con un freelance suelen ser dos o tres horas semanales de alguien de tu equipo; con una agencia que trabaja con cuenta asignada, algo menos, porque parte de esa coordinación la absorben ellos y ya está dentro de la cuota. Si quien coordina cobra 30 € la hora, son entre 1.000 y 4.000 € al año que nadie te factura.
La segunda es la puesta al día tras un cambio. Cambiar de proveedor cuesta entre tres y seis semanas de rendimiento reducido, con independencia de lo barata que fuera la hora del anterior. Es el motivo por el que la opción más barata por hora acaba siendo cara a doce meses: no es la tarifa lo que se dispara, es el número de veces que empiezas de cero.
Cómo aterrizarlo en tu caso
Antes de pedir presupuestos, haz este ejercicio con los números de tu empresa:
- Estima las horas mensuales reales que necesitas, no las que te gustaría tener. Mira los últimos seis meses de trabajo hecho.
- Comprueba si esas horas son de una sola disciplina o de varias. Si necesitas diseño, desarrollo y campañas a la vez, un interno no lo cubre y tres internos no te los puedes permitir.
- Pregúntate si la carga es estable o a picos. Un lanzamiento estacional es lo contrario de un caso para contratar.
- Calcula tu coste de coordinación y súmalo a las tres opciones antes de compararlas.
Un modelo mixto funciona mejor de lo que parece cuando estás en la franja intermedia: una persona interna que conoce el negocio y decide, más una agencia o un freelance que ejecuta el volumen. Cuesta parecido que un segundo interno y te da mucha más superficie técnica. Si al hacer los números te sales de tu presupuesto por poco, pide a las agencias que te desglosen horas por perfil en la propuesta: es la forma más rápida de ver si estás comparando lo mismo.